Standard Téléphonique
Simplifiez Votre Accueil Client
Confiez votre accueil téléphonique à un spécialiste de l’accueil externalisé sur mesure.
Nous étudions ensemble vos besoins et adaptons nos offres de permanence téléphonique, de télésecrétariat et de gestion d’agenda pour répondre au mieux à votre organisation d’accueil client. Etendez vos horaires de disponibilité, organisez le débordement de votre standard téléphonique, transférez vos lignes de manière ponctuelle sur simple demande, et ne perdez plus aucun appel de vos contacts ou de vos clients.
Pour une prise de message ou une mise en relation, nous assurons la réception de tous vos appels selon vos consignes et nous enregistrons dans notre CRM, mis à votre disposition, toutes les données horodatées. Nous vous transmettons l’ensemble des informations par mail ou SMS en temps réel. Vous optimisez votre temps et ne payez que ce que vous consommez.
Nos Prestations
- Nous réceptionnons les appels entrants au nom de votre entreprise et apportons une réponse adaptée à vos procédures d’accueil clients : mise en relation, prise de message ou gestion d’une demande spécifique.
- En fonction de votre organisation interne et de votre organigramme, nous définissons ensemble les scripts sur mesure de traitement permettant de traiter chaque appel selon vos consignes, par service et par type d’appels, nous adaptons avec efficacité nos prestations d’accueil.
- Nous mettons à votre disposition notre CRM et personnalisons selon votre cahier des charges un script intégré à nos systèmes et automatisé.
- Ne perdez plus d’appels ! Vous avez l’opportunité d’étendre vos horaires de disponibilités. Nos téléopérateurs sont disponibles sans interruption selon vos besoins sur les horaires classiques, sur des horaires élargis, et aussi sur les périodes non ouvrées.
- Nous prenons le relais lorsque vous n’êtes pas disponibles ou ne souhaitez pas être dérangé :
- Accueil au nom de votre entreprise
- Qualification de l’appel
- Filtrage par type d’appel
- Gestion des appels VIP
- Accueil commercial
- Prise de messages
- Réponse directe aux demandes récurrentes
- Envoi de documents standards
- Accompagnement sur votre site internet
- Transfert d’appel et mise en relation classique
- Transfert des exceptions sur téléphone portable
- Transmission d’information en temps réel par mail ou SMS
- Revue de procédures d’accueil
- Traitement et réduction des appels indésirables
- Reporting récapitulatif de l’historique des appels et des messages
- Nous étudions les besoins de votre fonctionnement interne pour mettre en place un système d’accueil téléphonique de qualité, pérenne, et en phase avec vos engagements : une joignabilité adaptée, en français ou anglais, des professionnels expérimentés, la qualité d’écoute, font de votre permanence téléphonique un atout majeur de votre réputation.
- Simplifiez votre gestion des infrastructures et des ressources d’accueil, gagnez en flexibilité et en efficacité pour une meilleure qualité tout en économisant.
La satisfaction client est au cœur de notre stratégie et notre expérience de la réception d’appels renforce votre image de marque.
- Vous souhaitez rester informés de vos appels à tout moment, même lorsque vous êtes pris par un rendez-vous ou une réunion : nos téléconseillers, réceptionnent les appels et les mails, effectuent une prise de message et vous transmettent, par mail ou SMS, les informations collectées en fonction de la procédure définie ensemble.
- Professions libérales, artisans, et toute type d’entreprise désireuse de mettre à disposition de ses clients une permanence téléphonique performante, nos services de secrétariat à distance vous apportent un accueil client de qualité à tout moment.
- Vous gagnez du temps et de l’efficacité en traitant les différentes demandes ultérieurement, selon votre propre planning. Nous qualifions, filtrons et dirigeons les appels pour vous en respectant vos consignes. Chaque appel fait l’objet d’un ticket et vous avez l’assurance de ne perdre aucun message.
- Nos télésecrétaires, formées et expérimentées, vous apportent tous les avantages d’une permanence téléphonique externalisée :
- Accueil personnalisé
- Rédaction des consignes
- Service de secrétariat à distance
- Permanence téléphonique
- Prise en charge vos appels
- Gestion de votre agenda
- Transfert de votre ligne vers notre secrétariat planifiée
- Transfert sur toute plage horaire sur simple notification
- Modification des instructions par mail
- Plusieurs plages horaires possibles
- Les week-ends et 24/7
- Anglais / Français
- Économique et professionnel
- Grâce à une plage horaire très large, votre secrétariat à distance 24h/7 apporte une véritable valeur ajoutée à vos clients, vous garantit de la souplesse et une solution d’accueil optimale pour accompagner la croissance de votre entreprise.
Externalisez votre secrétariat en toute sérénité et restez informés de vos appels en toutes circonstances.
- Lors de pics d’appels, à certaines heures de la journée ou certains jours de la semaine, en période de promotions, en cas de crise, ou encore lorsque vos collaborateurs sont absents, l’augmentation soudaine des volumes d’appels peut bloquer votre standard téléphonique, allonger les temps d’attente et impacter fortement la satisfaction de vos clients.
- Afin d’éviter cette situation de stressante, nous mettons à votre disposition nos ressources, qui prend immédiatement et efficacement en charge le débordement de vos appels, soit de façon ponctuelle, soit par un transfert automatique organisé de façon permanente, et vous permet d’absorber les flux d’appels et de mails sans saturation de votre accueil téléphonique.
- Notre rapidité de mise en œuvre et notre gestion d’équipes d’astreinte, nous permettent de faire face à toute situation, tout en préservant la qualité de votre accueil client et protégeant ainsi l’image de marque de votre entreprise.
- Vous pouvez facilement, et à tout moment, suspendre le transfert d’appels vers notre permanence téléphonique et reprendre la gestion de vos lignes.
- Nous vous assistons et vous garantissons :
- Le respect du cahier des charges
- Une satisfaction client à la hauteur de vos attentes
- L’amélioration de votre accueil client
- Un complément à l’externalisation de votre standard
- Une disponibilité permanente
- La flexibilité pour ne jamais perdre d’appels
- Des ressources formées et professionnelles
- Des économies de frais de structure
- Une procédure de transfert simple et efficace
- Un reporting récapitulatif de tous les appels
- Un suivi des demandes en temps réel
Nous ajustons nos solutions en fonction de vos besoins et de vos volumes d’appels. Vous avez également la possibilité d’étendre vos horaires d’accueil clients sur simple demande, avec une mise place immédiate grâce aux procédures de transfert déjà instaurées et notre disponibilité 24/7.
L’externalisation du débordement de vos lignes est une solution efficace et complémentaire, qui vous permet d’optimiser votre accueil téléphonique : ne payez que ce que vous consommez.
- Confiez-nous la gestion de votre accueil téléphonique et de votre agenda, et offrez-vous l’opportunité de simplifier, de standardiser et de rendre plus flexible la prise de vos rendez-vous.
- Nos conseillers clients, reçoivent par téléphone, par mail ou SMS toutes les demandes de vos clients et font correspondre les souhaits de consultation et de rendez-vous avec les disponibilités de votre agenda.
- Nous renseignons et accompagnons vos clients dans leur démarche :
- Accueil téléphonique
- Gestion des demandes par mail et rappel si nécessaire
- Qualification du contact
- Enregistrement de la demande
- Validation de l’éligibilité
- Renseignement du clients ou prospects sur les modalités
- Rappel des consignes et recommandations préparatoires
- Orientation vers le service adéquat
- Vérification des disponibilités
- Prise de rendez-vous sur votre agenda
- Envoi d’explications de connexion ou d’accès
- Confirmation du rendez-vous par mail ou SMS
- Transmissions des informations collectées
- Gestion des modifications ou annulations
- Mise à jour de l’agenda en temps réel
- Transmission quotidienne de reporting qualifié
- Nos conseillers clients, expérimentés et formés à votre métier, prennent en charge votre client ou patient tout au long de son parcours d’accueil. Vous ne perdez plus de temps à gérer les démarches administratives ou à renseigner vos contacts sur les modalités de prise de rendez-vous.
- Vous avez une visibilité instantanée et à constamment à jour sur les consultations et rendez-vous à venir. Vous optimisez la gestion de vos disponibilités et vous libérez des sollicitations répétées.
- Vous étendez vos plages horaires d’accueil et de traitement des demandes de rendez-vous tout en conservant la maîtrise de votre fonctionnement interne et de vos coûts.
- Que ce soit en soutien de votre secrétariat interne ou en externalisation totale, nous vous proposons une solution qui répond à vos attentes et à celles de vos contacts.
En confiant la prise de rendez-vous à un spécialiste, simplifiez votre gestion d’agenda, augmentez votre capacité d’accueil et optimisez votre productivité.
- Vous avez des besoins ponctuels ou récurrents de renforcement de votre accueil téléphonique, nous nous adaptons à vos exigences : vous profitez à tout moment de nos services et notre expérience de la relation client.
- Activez simplement le transfert d’appel vers votre télésecrétariat et bénéficiez de tous les avantages d’une permanence téléphonique externalisée :
- Horaires d’accueil téléphonique allongés
- Gestion des absences de votre standard
- Prise en charge des rendez-vous
- Tous vos messages en temps réel
- Organisation souple et sans obligations
- Coût fixes réduits et transformés en coûts variables
- Des procédures prêtes à être activées à tout moment
- Qualité de service élevée
- Des professionnels à l’écoute de vos clients
- Une solution de prise en charge pour toutes les situations
- Un déplacement, une réunion, une formation, un séminaire, une astreinte ou tout simplement en congés, notre service d’accueil disponible 24/7, vous permet d’adapter les méthodes votre accueil client en fonction de votre organisation.
- Vous reprenez la main sur vos lignes simplement, selon vos contraintes, en désactivant le transfert vers notre centre d’accueil téléphonique.
- Nos offres adaptées, évolutives et sans engagement s’ajustent au mieux à votre consommation pour une meilleure maîtrise de votre budget.
- Vous gagnez en flexibilité et intégrez tous les aspects de la relation client dans votre entreprise pour maîtriser votre accueil client et leur satisfaction.
- Parce que le client est au cœur de notre métier, nous délivrons une qualité de service reconnue et nous vous procurons un service d’accueil client efficace tout en respectant le fonctionnement de votre entreprise.
- Véritables ambassadeurs de votre image de marque, même lors de prises de standard ponctuelle, notre expérience de permanence téléphonique, nos procédures éprouvées et soumises à un contrôle qualité continu, vous garantissent un service d’accueil de haute performance.
Un besoin ponctuel ou imprévu, ne restez jamais sans solution pour votre accueil téléphonique, nos équipes disponibles 24/7 prennent le relais immédiatement.